La buena gestión del estudiante es esencial para tener un control administrativo óptimo y garantizar el bienestar estudiantil. Y, al día de hoy, ya puede contar con tecnología que ofrece sistemas especializados para tal fin.
En este contenido te contamos la utilidad del sistema de gestión del estudiante, cómo aprovecharlo y cómo elegir el mejor.
Pero, antes de avanzar, te dejamos un video que muestra brevemente las funcionalidades de una plataforma educativa completa:
¿Para qué sirve un sistema de gestión del estudiante?
El sistema de gestión del estudiante sirve para conocer con mayor profundidad a tus estudiantes y prospectos. Este conocimiento es esencial en una era en la que la educación presenta una alta competencia, especialmente con la globalización del conocimiento y la gran oferta de clases y cursos online.
Internet y los canales digitales permiten a las personas tener acceso a una oferta educativa más allá de lo físico. Por lo tanto, no solo compites a nivel local, también lo haces con instituciones de todo el mundo.
La forma de afrontar el desafío de competitividad es con una experiencia de usuario superior. Ello implica conocer las necesidades, intereses, miedos, motivaciones y dolores de cada uno de tus prospectos y clientes.
Y, mediante el sistema de gestión te será más sencillo alcanzar ese conocimiento. Los datos bien administrados te permitirán optimizar procesos que van desde el marketing hasta la fidelización de los estudiantes.
¿Qué función cumple un sistema de gestión del estudiante?
La primera y gran función que cumple el sistema de gestión del estudiante es la de digitalizar los datos. Con su implementación se elimina o mínimamente reduce la necesidad de folios, carpetas y documentos físicos.
Dependiendo del alcance y el tipo de herramienta, también se pueden automatizar algunos procesos como los de comunicación, solicitudes de certificados, servicio al estudiante, programación, asistencia, entre otros.
Este sistema es un gran paso para la digitalización de universidades e instituciones formativas. Así se puede iniciar con la optimización y automatización de diversos procesos clave de cara a los estudiantes.
A su vez, esta digitalización ayuda a que tu marca sea más sostenible, con la reducción de papel e insumos de impresión. Por otro lado, cumples con unas condiciones más seguras para los datos e información.
Recordemos que los documentos físicos representan muchos riesgos de pérdida y daños. Por ejemplo, se pueden perder, mojar, quemar, romper. Tener todos los documentos digitalizados evita estos riesgos y facilita hacer backups y copias en la red.
El sistema de gestión de los estudiantes tiene un gran abanico de funcionalidades. La cantidad depende de su tecnología y diseño del proveedor. En el mercado encontrarás diferentes opciones, desde los más básicos para llevar la base de datos y hacer filtros de búsqueda, hasta los que permiten hacer segmentaciones estratégicas y acciones automáticas.
Consejos para su utilización
Para utilizar el sistema de gestión y aprovechar su máximo potencial debes:
- Elegir un proveedor.
- Solicitar la capacitación. Donde deberás conocer el alcance, sus funcionalidades y protocolos de seguridad.
Esta capacitación puede ser solamente con los líderes o encargados de IT, quienes tendrán la responsabilidad de difundir el conocimiento con el equipo.
- Generar programas de cultura del cambio. Esto aplica para que todo el equipo se familiarice y se eviten posibles barreras en su adopción.
Lo anterior considerando que el equipo humano debe trabajar conjuntamente con la solución tecnológica para su éxito.
¿Cuáles son las características de un buen sistema de gestión del estudiante?
En este punto ya te puedes estar preguntando ¿cómo elegir el mejor sistema de gestión del estudiante?. Pues bien, para reconocerlo debes asegurarte que cuente con unas características especiales:
- Su tecnología debe ser Cloud o en la nube. Así centraliza la información en una misma plataforma y la actualiza en tiempo real. También permite el acceso desde cualquier lugar 24/7.
- Importación de archivos. Para subir al sistema datos de otros sistemas o fuentes diferentes.
- Segmentación de la base de datos. Necesaria para diferenciar la gestión de los estudiantes en las diferentes fases de su viaje por la academia o institución (prospectos, preinscritos, alumnos, desertores)
- Funcionalidades para los programas educativos. Además de la parte administrativa, busca uno que incluya funciones para el desarrollo de los cursos o programas, tales como toma de asistencia y publicación de horarios.
- Un plus para el servicio al estudiante. De preferencia, elige los que ofrecen funcionalidades de autogestión, como las de emisión de certificados automáticos.
Finalmente, es importante que alijas un sistema intuitivo y amigable, que facilite su aprovechamiento por los usuarios. Además, uno de un proveedor confiable y con experiencia en soluciones para el sector educativo.
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Conclusiones
La tecnología apoya a las instituciones y academias con la gestión del estudiante, mediante sistemas especializados que sirven para mejorar la experiencia de cliente y optimizar procesos.
Para utilizar correctamente un sistema de gestión del estudiante hay que elegir proveedores que brinden una capacitación de su herramienta. Adicionalmente, hay que implementar planes para una cultura organizacional del cambio.
Existen características especiales que cumplen los mejores sistemas de gestión de los estudiantes y que deberías tener en cuenta al elegir:
- Tecnología Cloud.
- Importación de archivos o datos.
- Segmentación.
- Funcionalidades para el desarrollo de los programas educativos.
- Funciones para el servicio al estudiante.
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